1. PEŁNOMOCNICTWO

• dowód osobisty lub paszport mocodawcy, czyli osoby udzielającej pełnomocnictwa,
• dane pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, miejsce zamieszkania, numer dowodu osobistego),
• w przypadku spółek – numer KRS,
• numer księgi wieczystej lub dane dotyczące spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, w przypadku gdy mają one być przedmiotem pełnomocnictwa,
• określenie zakresu pełnomocnictwa.

2. TESTAMENT

• dowód osobisty lub paszport osoby pragnącej sporządzić testament,
• dane spadkobierców (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, PESEL).

3. TESTAMENT Z ZAPISEM ZWYKŁYM LUB WINDYKACYJNYM

• dowód osobisty lub paszport osoby pragnącej sporządzić testament,
• dane spadkobierców (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, PESEL),
• jeżeli przedmiotem zapisu ma być nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu – numer księgi wieczystej nieruchomości, a w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu nie posiadającego księgi wieczystej zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej.

4. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (oryginał),
• odpisy skrócone aktów urodzenia wszystkich spadkobierców (oryginały), a w przypadku osób, które zawarły związek małżeński i zmieniły nazwisko skrócony odpis aktu małżeństwa (nie jest wówczas wymagane przedłożenie odpisu skróconego aktu urodzenia),
• numer PESEL zmarłego (np. z przeciętego dowodu osobistego, zaświadczenia z US, ZUS),
• testament – jeśli był sporządzany,
• oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu spadku (jeżeli już były składane),
• umowa o zrzeczenie się dziedziczenia (jeżeli została zawarta),
• dowody osobiste lub paszporty spadkobierców,
• numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład masy spadkowej po zmarłym.

5. OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU/ODRZUCENIU SPADKU

• dowód osobisty lub paszport osoby składającej oświadczenie,
• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• informacje o pozostałych spadkobiercach ustawowych: imiona i nazwiska oraz adresy zamieszkania,
• informacje o istnieniu, treści i miejscu przechowywania testamentów spadkodawcy, jeżeli zostały sporządzone.

6. MAŁŻEŃSKA UMOWA MAJĄTKOWA

• dowody osobiste lub paszporty małżonków lub osób planujących zawarcie związku małżeńskiego,
• odpis skrócony aktu małżeństwa, a w przypadku umów zawieranych przed zawarciem związku małżeńskiego wskazanie planowanej daty zawarcia związku.

7. OŚWIADCZENIE O PODDANIU SIĘ EGZEKUCJI

• dowód osobisty lub paszport osoby poddającej się egzekucji,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• podstawa poddania się egzekucji (np. umowa dzierżawy/najmu, umowa o dofinansowanie rozpoczęcia działalności gospodarczej, umowa kredytu lub pożyczki).

8. OŚWIADCZENIE O USTANOWIENIU HIPOTEKI

• dowód osobisty lub paszport osoby ustanawiającej hipotekę,
• umowa kredytu, pożyczki lub inny dokument określający wierzytelność,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• zaświadczenie banku (w przypadku kredytu) potrzebne do ustanowienia hipoteki,
• podstawa nabycia nieruchomości lub prawa, na którym ma być ustanowiona hipoteka (akt notarialny, prawomocne orzeczenie sądu lub ostateczna decyzja administracyjna),
• numer księgi wieczystej nieruchomości, obciążanej hipoteką,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo obciążaną nieruchomość lub prawo w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na obciążenie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn

9. UMOWA SPRZEDAŻY DZIAŁKI – NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ

• dowody osobiste lub paszporty sprzedających i kupujących,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
• numer księgi wieczystej nieruchomości,
• wypis z rejestru gruntów dla całej nieruchomości (cała księga wieczysta),
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (w przypadku zbycia jednej z wielu działek z księgi wieczystej),
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy,
• zaświadczenie z Urzędu Gminy / Miasta czy nieruchomość nie jest objęta uchwałą o rewitalizacji,
• zaświadczenie Starosty czy nieruchomość nie jest objęta planem uproszczonym lasu,
• przy rozdzielności majątkowej małżeńskiej – umowa majątkowa małżeńska lub orzeczenie Sądu tj. wyrok w sprawię o separację lub wyrok orzekający rozdzielność majątkową małżeńską,
• przy podziale nieruchomości: mapa z projektem podziału nieruchomości i ostateczna decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca projekt podziału nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych działki oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej na wszystkie działki powstałe z podziału,
• wskazanie ceny, sposobu zapłaty, numeru konta na jaki przelane mają zostać środki oraz terminu wydania przedmiotu umowy.

10. UMOWA SPRZEDAŻY LOKALU MIESZKALNEGO LUB SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ

• dowody osobiste lub paszporty sprzedających i kupujących,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• numer księgi wieczystej nieruchomości lub numer księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• przy rozdzielności majątkowej małżeńskiej – umowa majątkowa małżeńska lub orzeczenie Sądu tj. wyrok w sprawię o separację lub wyrok orzekający rozdzielność majątkową małżeńską,
• zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami wydane przez zarządcę, Spółdzielnię,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w sprzedawanym lokalu,
• wskazanie ceny, sposobu zapłaty, numeru konta sprzedających oraz terminu wydania przedmiotu umowy.

11. UMOWA SPRZEDAŻY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU BEZ KSIĘGI WIECZYSTEJ

• dowody osobiste lub paszporty sprzedających i kupujących,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• przy rozdzielności majątkowej małżeńskiej – umowa majątkowa małżeńska lub orzeczenie Sądu tj. wyrok w sprawię o separację lub wyrok orzekający rozdzielność majątkową małżeńską,
• zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami eksploatacyjnymi w spółdzielni,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w sprzedawanym lokalu,
• zaświadczenie ze spółdzielni, z którego wynika, że sprzedającym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, a w przypadku gdy w akcie ma być zawarty wniosek o założenie księgi wieczystej zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową do założenia księgi wieczystej i wypis z rejestru gruntów dla działki na której posadowiony jest budynek,
• wskazanie ceny, sposobu zapłaty, numeru konta sprzedających oraz terminu wydania przedmiotu umowy.

12. UMOWA DAROWIZNY DZIAŁKI – NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ

• dowody osobiste lub paszporty darczyńcy i obdarowanego,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
• numer księgi wieczystej nieruchomości,
• wypis z rejestru gruntów dla całej nieruchomości (cała księga wieczysta),
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (w przypadku zbycia jednej z wielu działek z księgi wieczystej),
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy,
• zaświadczenie z Urzędu Gminy / Miasta czy nieruchomość nie jest objęta uchwałą o rewitalizacji,
• zaświadczenie Starosty czy nieruchomość nie jest objęta planem uproszczonym lasu,
• przy podziale nieruchomości: mapa z projektem podziału nieruchomości i ostateczna decyzja wójta/burmistrza/prezydenta miasta zatwierdzająca projekt podziału nieruchomości, wykaz zmian danych ewidencyjnych działki oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej na wszystkie działki powstałe z podziału,
• wskazanie wartości przedmiotu umowy oraz terminu wydania, wskazanie pokrewieństwa.

13. UMOWA DAROWIZNY LOKALU MIESZKALNEGO LUB SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ

• dowody osobiste lub paszporty darczyńcy i obdarowanego,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• numer księgi wieczystej nieruchomości lub numer księgi wieczystej prowadzonej dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie wartości przedmiotu umowy oraz terminu wydania.

14. UMOWA DAROWIZNY SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU BEZ KSIĘGI WIECZYSTEJ

• dowody osobiste lub paszporty darczyńcy i obdarowanego,
• podstawa nabycia (wypis aktu notarialnego – np. umowy sprzedaży czy darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przydział spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu lub umowa ze spółdzielnią),
• w przypadku, gdy nabyli Państwo zbywaną nieruchomość w drodze spadku lub zasiedzenia przed 01.01.2007 roku albo w drodze darowizny, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, spadku, zasiedzenia po 01.01.2007 roku – zaświadczenie naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku lub że należny podatek został zapłacony, bądź też że zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia albo pisemna zgoda naczelnika urzędu skarbowego na zbycie praw do spadku albo zbycie rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem określonym w art. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn,
• wskazanie wartości przedmiotu umowy oraz terminu wydania,
• zaświadczenie ze spółdzielni, z którego wynika, że darczyńcy przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, a w przypadku gdy w akcie ma być zawarty wniosek o założenie księgi wieczystej zaświadczenie wydane przez spółdzielnię mieszkaniową do założenia księgi wieczystej i wypis z rejestru gruntów dla działki na której posadowiony jest budynek.

15. UMOWA SPÓŁKI, STATUT SPÓŁKI, STATUT SPÓŁDZIELNI, STATUT FUNDACJI

• dowód osobisty lub paszport wspólników, założycieli,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• projekt umowy, statutu lub szkic założeń do aktu notarialnego

PRZYDATNE INFORMACJE:

Zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego, jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej: renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z Urzędu Skarbowego odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia zawsze jest wymagane.

Jeżeli notariusz po wglądzie do księgi wieczystej stwierdzi, że nabycie nastąpiło na podstawie dziedziczenia zażąda takiego zaświadczenia. Jeżeli zbywca zgubi lub nie znajdzie w posiadanych dokumentach odpisu postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku to przed udaniem się do Urzędu Skarbowego będzie musiał zamówić taki odpis w sądzie cywilnym gdzie toczyła się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku. Zaświadczenie z Urzędu Skarbowego jest potrzebne niezależnie od tego, czy osoba dziedzicząca czy obdarowana jest zwolniona od podatku lub nastąpiło przedawnienie.

Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się ze lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.